هدف تمام کسب و کارها سوددهی بالاتر به روشهای مختلف است. گاهی این سوددهی با افزایش درصد سود، کاهش هزینههای اولیه (تولید/خرید)، استخدام نیروهای پربازده و یا حتی استفاده از بازاریابی و بازاریابی دیجیتال است. اما یکی از نکاتی که توجه کمتری به آن میشود، هزینههای جاری است. از آنجا که افراد کارآفرین، معمولاً جنبههای عملیاتی و اجرایی کسب و کار خود را در سایهی هیجان، ایدهپردازی و رویاسازیهای خود فراموش میکنند، لازم است به آنها مدام یادآوری شود که به ساختار هزینه، ظرافتها و چالشهای آن نیز توجه کنند؛ این موضوع یکی از نکاتی است که آنالیز و ارائه آن، عموما گریبانگیر حسابداران، مدیران مالی یا بازاریابان است.
در این مقاله قصد داریم روشهای افزایش سوددهی درون سازمانی را به زبان ساده بیان کنیم. این روشها برای تمام کسب و کارها بوده و به میزان بزرگی سیستم، مقادیر آن متفاوت است.
سخن اول
شاید بیان این موضوع که باید حتی ورودیهای مالی خود را کنترل کنید، کمی گیج کننده باشد؛ یا اینکه مهمترین عامل موفقیت در تمام کسب و کارها و خصوصا استارت آپها زمان بندی است، نه حتی سرمایهگذاران و بودجه، یا شاید این موضوع که تعدد کارمندان و گاهی سطح مدرک تحصیلی در برخی از کسب و کارها اهمیت کمتری نسبت به شوق کاری دارد، برای هر خوانندهای در ابتدا شوکه برانگیز باشد؛ اما حقیقت فراتر از شیرین سخنیهای انگیزشی فروشان و چرند گویان اینستاگرامی و آنلاین است.
نکته:
۱. در تمام این مقاله منظور از کالا، محصول فیزیکی، مجازی، خدمات و هرآنچه که شما جهت سوددهی میفروشید، میباشد.
۲. تمام موارد این مقاله در خصوص اقتصاد و نوع کسب و کار در ایران است. تمام مقالات و روشهای بازاریابی در گلاویژ به صورت بومی سازی انجام میگیرد.
عوامل موفقیت در کسب و کار
در ابتدا باید با خود و سیستم کسب و کارتان رو راست و شفاف باشید. شاید این حرف سبب ناراحتی شود و یا بر خلاف تمام حرفهای زرد قانون جذب و انگیزشیهای اینترنتی باشد؛ اما حقیقت همین است؛ کسب و کار شما خاص نیست؛ تنها در صورتی خاص هستید که کیفیت و قیمت را به حد قابل قبولی، نزدیک به هم نگه دارید. بزرگترین تریدرها، بازاریابان و بیلیونرهای دنیا نیز رقبای خود را دارند. تمام کسب و کارهای موفق از یکسری فاکتورهای بازاریابی تبعیت میکنند. نوآوری، خلاقیت در برند و برندینگ، ترند، تبلیغات مدرن و از همه مهمتر، زمان بندیِ صحیح، از مهمترین عوامل موفقیت و جذب اعتماد در کسب و کار است. اگر دقت کنید میبینید که در نهایت تمام برندها با میزان اختلافی که از هم دارند، موفقتر یا متفاوت دیده میشوند، اما در نهایت در یک دسته بندی کلی هستند: کسب و کار!
موقعیت های طلایی
عامل بعدی در موفقیت یک کسب و کار، مدیریت و تصمیماتِ دقیقِ سریع و لحظهای است. موقعیتهای طلایی، عموما زودگذر هستند. کسانی موفقتر هستند که موقعیتهای طلایی را ابتدا درست تشخیص داده و سپس برای به دست آوردن آن، تلاش کنند. این موقعیتهای طلایی هیچگاه به دنبال شما نیستند. یکی از سادهترین راههای تشخیص، همین است. اگر دیدید کسی موقعیتی طلایی را با تکرار و اصرار، تلاش میکند به شما بفروشد، یک موقعیت خطرناک است. مانند به ظاهر نتورکر های تازه به دوران رسیده که قول ثروت کلان زود هنگام را با فروش شامپو میدهند.
زمان بندی در کسب و کار
زمان بندی در کسب و کارها و خصوصا در استارت آپها، مهمترین عامل موفقیت بر اساس تحقیقات انجمن تِد (ted/(ted talks است. به عنوان مثال اگر تاکسیهای اینترنتی در اوایل دهه ۸۰ یا حتی اواخر آن در ایران راه اندازی میشد، یک شکست بسیار سنگین بود. نه تنها به دلیل نداشتن زیرساختهای لازم کشور در آن دوره (حتی در همین دوره)، بلکه به دلیل عدم نیاز مبرم به تاکسیهای اینترنتی و نبود اعتماد به بخش آنلاین. یا حتی جاباما یا برنامههای مشابه اجاره ویلا در شهرها، اگر در ابتدای دهه ۹۰ شکل میگرفت نیز، دچار شکست بود. اینبار نه به دلیل زیرساخت یا اعتماد؛ چرا که زیرساختها و اعتماد خرید آنلاین در آن دوره شکل گرفته بود، بلکه به دلیل استقبال کم میزبانان و ویلاهای استیجاری به محیطی پر تنوع تبدیل نمیشد. بنابراین زمان بندی در هر نوع از کسب و کار در هر مرحله مهمترین نکته قابل اتکاست.
کنترل هزینه های ورودی
کنترل هزینههای ورودی یکی از مراحل نه چندان پیچیده جهت افزایش سوددهی است. هر ورودی به خودی خود سوددهی ندارد. اینکه صرفا یک مبلغی همراه با سود چند درصدی وارد سیستم میشود، سبب افزایش سوددهی کسب و کار با توجه به شرایط موجود در ایران نیست. حقیقت این است که هر پولی چه کم و چه زیاد که وارد سیستم میشود، حتما سودده نیست.
زمان بندی فروش و مهمتر، میزان سود با توجه با زمان بندی، تعیین کننده سود دهی مبالغ وارد شده است. برخی اوقات اصطکاک سرمایه (اصطلاحاً خواب روی سرمایه) سبب از بین رفتن سوددهی حقیقی است. البته عوامل بسیاری مانند تورم نیز در این مورد تاثیر گذار است.
زمانی که یک کالا بیش از زمان معمول به فروش برسد و سوددهی قابل قبولی برای سیستم نداشته باشد، آن کالا باید حذف یا جایگزین شود. معیار سنجش زمان و سوددهی در قیاس با رقبا کاملا قابل تشخیص است. بیش از ۹۸ درصد از کالاها، دارای رقابت بوده و باید بپذیرید که عملا هیچ کسب و کاری کالایی یونیک و منحصر به فرد برای فروش ندارد. تنها معیار تفاوت؛ کیفیت، قیمت، دسترسی و در برخی موارد خدمات پس از فروش است. اگر شما طراح سایت هستید، کارخانه، رستوران، استارت آپ و یا هر نوع از کسب و کار دیگری دارید، در حال رقابت هستید.
بنابراین داشتن کالاهایی که سود دهی پایینی دارند را با کالاهای پر بازده تغییر دهید. فقط در صورتی که نگهداری آنها برای سیستم هزینهبر نیست، آنها را حفظ، اما از گسترش آنها خودداری کنید. با تصور بر اینکه در حال سوددهی هستید، فضای یک ویترین، نیرو، یا عوامل مشابه را درگیر کالایی کردهاید که باید جایگزین کالایی با سوددهی بالاتر باشد.
کنترل هزینه های خروجی
هزینههای خروجی با هزینههای جاری متفاوت است. در ادامه هزینههای جاری را توضیح خواهیم داد. هزینههای خروجی به هزینههای پیشبینی نشده که معمولا با حوادث غیر منتظره همراه است، میگویند. هر آنچه که خارج از تعریف یاد شده قرارگیرد به نام هزینههای اضافی نامیده میشود.
چگونه هزینههای خروجی و اضافی را کنترل کنیم؟
کافی است پیش از هر عمل ۲ مورد را در نظر بگیرید:
۱. این تغییر چه کمکی به سوددهی میکند؟
۲. چه کسی میتواند به بهترین شکل، رفع نیاز این تغییر را انجام دهد؟
با چند مثال ساده از توضیح مباحث و اصطلاحات پیچیده دوری میکنیم. تصور کنید شما یک تولیدی هستید؛ اپراتور دستگاه شما همواره در خطر آسیب فیزیکی است. روش هوشمندانه شما برای رفع این نیاز چیست؟ احتمالا تخصیص بودجه برای بیمههای سنگین، ناشی از حوادث به همراه بیمه بیکاری برای کارمند. اما این روش صرفا یک هزینه جاری به هزینههای شما اضافه میکند. روش هوشمندانه ایجاد ایمنی در حین انجام کار برای فرد مورد نظر است. کافی است دستگاه یا فرد را ایمن کنید.
از پرداخت هزینههای اضافی به مافیای بیمه جلوگیری و مهمتر، انگیزه بهتر و بیشتری به نیروی خود میدهید. به او نشان میدهید جان و سلامت او برای شما قابل احترام و مهم است. اینکار سبب افزایش روحیه و در نتیجه بازدهی بیشتر نیز خواهد شد. به همین سادگی با کمی هوشمندی و یا مشاوره میتوانید از هزینههای اضافی خود بکاهید.
مثال دوم، اگر ویترین یا دکور یک فروشگاه را در فواصل طولانی تغییر دهید، یک بودجه بازاریابی یا تبلیغات در نظر گرفتهاید. اما اگر سالی ۲ بار به هر دلیلی تصمیم به این تغییر بگیرید، به آن هزینههای اضافی گویند و حتی از هزینههای خروجی نیز خارج شدهاید. این کار نه به بازاریابی (هزینههای جاری) مربوط شده و تاثیری دارد و نه یک هزینه خارجی غیر منتظره به حساب میآید.
کنترل هزینه های جاری
هزینههای جاری شامل تمام هزینه هایی است که به صورت مقطعی مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه یا بیشتر) متحمل آن هستید. حقوق کارمندان، هزینه های نگهداری بنگاه کسب و کار (اجاره، حامل های انرژی و…) هزینه های خوراک و تمامی موارد مشابه در دسته هزینه های جاری قرار میگیرند. کنترل هزینه های جاری از سادهترین روشهای کنترل و آنالیز است. عدم بازدهی یک کارمند نسبت به حقوق دریافتی و زیاد بودن هزینههای نگهداری از رایجترین عوامل اضافه بودن هزینه های جاری است. شما به مدرک دانشگاهی کارمندان حقوق نمیدهید، بلکه به میزان توانایی های وی و نسبت بازده او حقوق میدهید. بسیاری از شرکتها در سراسر دنیا، در تلاشند تا نیروهایی را جذب کنند که از دانشگاههای معتبر مدرک تحصیلی مرتبط را دریافت کردهاند.
به خودی خود مدارک تحصیلی ضامن توانایی نیست. مدارک تحصیلی دانشگاهی نشانگر توانایی فرد در درس خواندن یا تحصیل است. همه ما میدانیم اطلاعاتی که دانشگاه و یا برخی از آموزشگاهها در اختیار ما میگذارند، فواصلی کم یا زیاد با دنیای حقیقی دارد. این موضوع در برابر برخی از علوم پزشکی یا مرتبط با آن مستثناست. حتی در معتبرترین آموزشگاهها، اطلاعات وارده پس از مدتی منقضی خواهد شد و نیرو باید همواره به روز بوده و اطلاعات جدید را دارا باشد و این مورد در هیچ علمی بجز طب سنتی، مستثنا ندارد.
پس داشتن نیروی متعهد، به روز، خوش ذوق، خلاق و با توانایی اجرا در علم مربوطه مهمتر از مدارک دانشگاهی است. از طرفی دیگر متاسفانه برخی افراد که دارای مدرک معتبر هستند، پس از استخدام، با تکیه بر مدرک خود از انجام صحیح وظایفشان سر باز میزنند؛ البته این نکته به ندرت اتفاق میافتد.
هزینههای جاری را همیشه تحت نظر داشته باشید. گاهی پس از مدتی، برخی هزینههای اضافی در دسته هزینههای جاری قرار میگیرند که حضور آنها بی دلیل است. معمولا این هزینه ها از تعمیر خرابیهای متعدد نشات میگیرد. مانند خرابی دائمی یک کامپیوتر یا یک دستگاه تولید که میتوان با پیشبینی این عوامل و استفاده از متخصصین یا اجناس با کیفیت و با یکبار درست هزینه کردن، از هزینههای متعدد که در نهایت گرانتر نیز میشود؛ جلوگیری کرد.
هزینه های اضافی
هزینه های اضافی معمولا شامل کسب و کارهای نوپا و یا قدیمی میشود. کسب و کارهایی که در میانسالی برند به سر میبرند، به دلیل داشتن مدیرانی که از ابتدای فعالیت برند حضور داشتهاند، کمتر دچار هزینههای اضافی میشوند. بنابراین کم تجربگی مدیران جدید و یا جدید بودن مدیران در برندهای قدیمی گاهی سبب ایجاد این دسته از هزینهها میشود.
هزینههای اضافی شامل حقوقهای زیاد بدون بازده، امکانات اضافی بدون ایجاد بازدهی برای همکاران و موارد مشابه است. گاهی نیز به واسطه حضور سرمایه گذاران، خریدهای غیر ضروری برای برند و یا تبلیغات بدون بازگشت و بدون استراتژی نیز صورت گرفته، که این نوع از هزینهها شامل هزینههای اضافی است.
معمولا کارخانهها، هزینه های رفت و آمد نیروهای خود را در دستور کار قرار میدهند. اما روش منطقیتر، ارائه سرویس حمل و نقل برای کارمندان است که ۲ ویژگی ممتاز دارد. یک: سر وقت بودن ساعات ورود و خروج برای سیستمهای بزرگ و پر نیرو و دو: کمتر بودن هزینهی پرداختی به رانندگان سرویس نسبت به پرداخت هزینه جداگانه به نیروها.
سخن آخر
کنترل هزینهها و افزایش سوددهی به هوشمندی، علم و توانایی اجرای مدیریت مالی و بازاریابی نیازمند است. در واقع هوشمندی در انجام و انتخاب عوامل نیز کمک بسیار شایانی در کنترل موارد یاد شده دارد. تیم گلاویژ با ارائه خدمات بیزینس کوچینگ و مشاوره کسب و کار در تمام زمینه های مالی، کسب و کار، برندینگ کنار شماست.
سوالات متداول
۱. چرا کنترل هزینههای جاری کسب و کار اهمیت زیادی دارد؟
کنترل هزینههای جاری به مدیریت بهتر منابع مالی و جلوگیری از هدررفت سرمایه کمک میکند و موجب افزایش سوددهی سازمان میشود.
۲. تفاوت هزینههای جاری، هزینههای خروجی و هزینههای اضافی چیست؟
هزینههای جاری به هزینههای منظم و تکراری مثل حقوق و اجاره گفته میشود؛ هزینههای خروجی، هزینههای پیشبینی نشده مانند خسارتهای ناگهانی هستند و هزینههای اضافی هزینههای غیرضروری و بدون بازده مثل خریدهای غیرضروری یا تبلیغات نامناسب است.
۳. چگونه میتوان هزینههای خروجی و اضافی را کاهش داد؟
با برنامهریزی دقیق، پیشبینی نیازها، مشاوره گرفتن از متخصصان و تمرکز بر راهکارهای پیشگیرانه به جای درمانی میتوان هزینههای خروجی و اضافی را کاهش داد.
۴. نقش زمانبندی صحیح در موفقیت کسب و کار چیست؟
زمانبندی درست ورود به بازار یا ارائه محصول، عامل کلیدی موفقیت است و میتواند از شکست یا موفقیت یک استارتآپ یا کسب و کار جلوگیری یا تضمین کند.
۵. چرا مدرک تحصیلی به تنهایی تضمینکننده توانایی کارکنان نیست؟
مدرک تحصیلی نشانگر دانش تئوری است و ممکن است فاصله زیادی با توانایی عملی و بهروز بودن در بازار کار داشته باشد؛ تعهد، خلاقیت و توانایی اجرای کار اهمیت بیشتری دارد.
۶. چگونه میتوان کالاهایی که سوددهی پایینی دارند را مدیریت کرد؟
با حذف یا جایگزین کردن کالاهای کمسود و جای دادن کالاهای پر بازده، به بهینهسازی فضای فروش و منابع کمک کرد.
۷. چه نکاتی را باید در نظر گرفت هنگام ورود پول به سیستم کسب و کار؟
ورود پول به تنهایی به معنای سوددهی نیست؛ باید میزان سود نسبت به زمانبندی فروش و هزینههای مرتبط سنجیده شود.
۸. چگونه مدیریت نیروی انسانی میتواند به افزایش سوددهی کمک کند؟
با استخدام نیروهای پربازده، انگیزه دادن و ایجاد محیط کاری ایمن، بهرهوری نیروی کار افزایش یافته و هزینههای اضافی کاهش مییابد.
9. چه عناصری باعث موفقیت کلی یک کسب و کار میشوند؟
نوآوری، خلاقیت در برندینگ، تبلیغات مدرن، زمانبندی صحیح و مدیریت سریع و دقیق از عوامل اصلی موفقیت در کسب و کارها هستند.
